許多企業從領導層開始，就已經認識到實現企業管理信息化的必要性和重要性。但是，僅有想法是不夠的，企業必須在觀念上、人員配備上、管理制度上去適應，并徹底拋棄用手工操作的思維使用管理軟件。
一、怎樣開始應用進銷存軟件
1．先培養軟件系統管理員。企業需要開展信息化管理，首先要在軟件提供商的協助下培養自己的系統管理員，由熟悉整個軟件系統的管理員來指導或培訓企業內部的其他操作員。畢竟，軟件提供商很難做到隨時隨地培訓企業的每一個新操作員，況且企業的人員流動也日趨頻繁。而且，從成本效益的角度出發，這也是不可取的。
2．理解自己的商品。進銷存軟件主要是管理庫存和銷售業務的，而其中主要的數據處理其實都是對商品的流動進行管理，因此，對商品的理解和定義直接關系到進銷存軟件是否適用，關系到軟件的數據處理、查詢統計的效率。
每個行業經營的商品都各有特點，這就需要確定各商品的惟一性，老的做法是給商品一個惟一的編碼，之后就隨便或無序地為商品命名，常常將商品的品名、規格等因素混在一起。科學的做法是根據商品學的原理，將區分商品的因素分為類別、品名、規格及計量單位。以五金行業為例：可以先將商品分為手用工具、電動工具等大類別，然后，在手用工具上分出“起子”，在“起子”下面分出“十字上海產10＃”之類作為規格，單位為“把”。如此一來，即使商品數量過萬，分出來的類別也不過十來種，分出來的品名也不過幾百種，做到化繁為簡。有的行業還要加上顏色(如服裝業)、或者加上批號(例如藥品和食品)，通過電腦程序有序地選擇輸入。例如：先輸入類別，然后在該類別下選品名，然后在該品名下選規格、單位。再也不用局限于用惟一編碼作為主要的輸入手段。
采用科學的商品管理方法最大的好處體現在下面兩點：一是企業的員工很容易學會操作，不用記憶大量的商品及編碼，這就可以避免企業對某些員工的依賴，減少培訓的費用及周期；二是企業管理者可以自己操作軟件、方便地查看自己想要的任何資料及統計數據(只須懂得中文輸入而無須記憶繁多的商品編碼)。
3．業務邏輯的確立。所謂業務邏輯，也就是企業基本的業務流程及處理方法。在使用軟件進行管理之前，企業必須分析自己的業務邏輯，然后找出如何將軟件用于業務邏輯的方法。有些企業看重銷售，有的企業看重庫存，而大多數的企業主更關心的是應收應付款，每個企業在自己的業務上都各有特色。期望有一套適合每個企業的軟件，顯然是不現實的，因此，企業在決定使用某個進銷存軟件前，一定要考察軟件是否適合自己的業務邏輯、是否具備自己看重的功能，等等。試用是最基本的方法，另一個更好的方法是將自己的業務邏輯整理出來，然后向軟件提供商咨詢。有條件的，可以讓軟件提供商按照您公司的業務邏輯提出一個軟件解決方案。
4.提高數據處理的效率。有些軟件規定了操作者的操作流程，例如必須按照采購、入庫、銷售流程依次進行，必須先有庫存才能填銷售單等等，規范有余、效率不足。在一個小企業里，往往一個人做幾個崗位的事，操作這類軟件時，需要在功能里進進出出，步驟繁多。這時就需要選擇既可規范、又能夠靈活處理的進銷存軟件。
5．為每個操作員登記檔案。操作進銷存軟件時，都會涉及到要輸入操作員、經手人、送貨人等信息，因此就要先將操作員及員工的基本檔案輸入數據庫中。
二、物流要以倉庫為中心
1．商品的流動性。商品從供應商那里流到您公司，然后又從您公司流到消費者手中，每個環節都涉及到商品的存放地——倉庫。因此，數據處理時，每一條數據都需要注明該商品現在位于哪個倉庫。在進行數據查詢時，也需要明確要查哪個倉庫的數據。
2．倉庫、鋪面與業務員。在整個物流處理過程中，倉庫、商品、部門、業務員、代銷商、分支機構等等，都可以看成為公司的一個倉庫。當商品入庫，就記在該倉庫的賬上，當商品從一個倉庫調撥到另一個倉庫，就減少一個倉庫的庫存而增加另一個倉庫的庫存。當業務員領取要推銷的商品時，同樣做轉倉處理，當某個商店或業務員發生銷售時，就在該商店或業務員名下登記銷售。這種方法可以清晰地管理好商品的流動，方便地統計各個倉庫、商品或業務員的商品庫存及銷售情況。
3．大倉庫概念。通過把倉庫、商店、業務員及分銷商等同為倉庫，就可以做到隨時了解企業全部倉庫的庫存及商品流動的情況。某些軟件甚至可以將某幾個倉庫的庫存及銷售放在一個表格里進行分析。
4．隨時了解商品的流動過程。進銷存軟件大多提供進銷存流水賬，作用是記錄每種商品的入庫、出庫、銷售、退貨等每個過程，通過查閱流水賬，可以快速查出商品流通中的漏洞。
三、軟件適應業務與業務適應軟件
1．手工時代方法的優劣。大多數企業都是從手工操作開始的，總是根據各種客觀問題來不斷修正自己的操作方法，有時難免用到一些不規范的操作方法(例如只有出庫沒有入庫，或者以銷售代入庫等)。雖然能解決一些問題，但會使問題積重難返，一段時期后，留給企業的是一盤難于理清楚的糊涂賬。
因此，使用電腦管理后，首先需要改變的是盡量改掉不規范的手工習慣，接受以科學的流程處理業務和數據的方法，才可能借助電腦管理，最后呈給經營者一本清晰易查的賬。
2．業務與軟件規程的相互促進適應。一味地要求軟件適應業務，軟件就會淪為手工操作的工具，起不到促進企業管理規范化的功效。另一方面，如果過于強調讓業務全盤適應軟件，也存在問題：如果選用一個僵化的、流程過于復雜的管理軟件，則使人變成了電腦的奴隸，這也是企業應用進銷存軟件需要注意的重點。
很多操作員常常會抱怨用了軟件之后，工作更繁瑣了。我們要辯證地看待這種抱怨：有些是規范化必須的，當然要求操作員不能偷懶，該輸入的資料一定要輸入；有些是使用的軟件操作規程與企業的業務邏輯確實相去甚遠，那就要考慮更換軟件了。
四、價格體系的確定
1．平均進價。平均進價關系到經營毛利的分析和掌握，在手工時代，出于方便計算或管理，常用到先進先出、后進先出、簡單加權平均等方法來核定商品的平均進價，這些方法都無法準確科學地計算商品的平均進價。而現代計算機的應用，使移動加權平均法得到了很好的應用，目前有些軟件能提供多種方法供用戶選擇。
2.銷售價格。目前大多數企業普遍使用價格折扣、價格議定，根據客戶一次或多次購進商品的批量而制定價格或折扣等靈活的方式，不一而足。所以，就碰到軟件是否適合企業的價格體系問題。進銷存軟件必須能迅速提供給操作員至少這樣的服務：隨時提供某個商品的標準售價、平均進價、早期的進價、最近的進價、賣給某個客戶的最近價格或最近折扣、某個供應商最近一次的供貨價格等等，而且這一切可以在操作員著手開一張送貨單或者接受客戶的電話咨詢時能迅速地查詢出來。
3．銷售退貨價格。由于在商品銷售時已經實現了銷售毛利，當發生銷售退貨，如何決定退貨價格時，企業各有規定，但無論使用何種方案，企業自己必須清楚：如果按銷售原價作為退貨入庫價格，將會影響該商品的平均進價，這相當于承認了該筆銷售產生的毛利，而將這個已經不存在的毛利(因為已退貨了)攤到還沒有銷售的商品中，在今后的銷售中實現。如果按進價來作為退貨價格，則雖然商品的平均進價沒變，但會出現虛假的銷售毛利(也是因為退貨了)。
五、操作權限的規劃
1．操作員的權限。為了規范化操作，企業在應用管理軟件時，一般都需要對操作員的權限進行規劃。進銷存軟件必須提供靈活有效的操作員權限管理機制，目前最優的方案是可以規劃到每個操作員具體在每個功能里面可不可以輸入數據、可不可以打印、可不可以修改。因此，操作員權限的規劃關系到數據的安全與合理。
企業在熟悉了軟件的各個功能的使用之后，就可以由超級用戶來規劃每個操作員的權限。
2.關于超級用戶。所謂超級用戶是指得到企業管理者充分信任，在軟件系統里有最高操作權限的操作員。通常一個超級用戶可以操作軟件系統的一些較敏感的功能，例如數據初始化、給操作員分配權限、數據備份、數據導入導出等等。
六、在網絡環境下協同作業
1．網絡環境的規劃。設有分公司、專賣店等分支機構的中大型公司，客觀上有組建廣域網的需求，以便提高管理的效率以及網絡的效率。但目前組建廣域網存在組建和運營費用高、許多分支機構所在地不具備組網條件等諸多因素，迫切需要軟件企業為這類型企業提供容易施行和運營費用低廉的組網解決方案。
因此，企業在決定組建網絡時，最好向有關的軟件供應商咨詢，以根據企業的實際情況確定一個較為可行的組網方案。
2．協同作業。在網絡環境下，使用網絡版的管理軟件，多個操作員可以同時開單，管理者可以隨時查看工作及銷售進度。各用各的功能，數據共享，協同作業，是企業關心信息化的最高境界。
七、保護您的數據
1．別讓數據暴露在無關的人面前。數據是企業最珍貴的資源之一，通過規劃好操作員權限，可以避免無關人員調閱敏感的數據和統計結果，更可以避免公司數據被人惡意盜走或刪除。
2．養成定時備份數據的習慣。企業必須建立專人定時備份數據的制度，才可以在硬件故障、電腦病毒破壞或其他因素造成數據損壞后，能迅速和最大限度地恢復數據。
目前，數據備份的方法主要有u盤備份、硬盤備份、可擦寫光碟備份及磁帶備份等方法，供企業選用。
怎樣開始應用進銷存管理軟件？
